ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ · อบต. · เทศบาล · อบจ.
งานสารบรรณทั้งองค์กร
ถูกต้องตามระเบียบ
ตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน
จัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือราชการบนระบบเดียว พร้อมทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ อีเมลกลาง และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ให้นายกและปลัดเห็นทุกเรื่องที่รอสั่งการ และรู้ว่างานค้างอยู่ที่ใด
เจ้าหน้าที่เข้าสู่ระบบด้วย รหัสหน่วยงาน ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่าน ซึ่งได้รับจากผู้ดูแลระบบของหน่วยงานท่าน
- โมดูล ครอบคลุมทุกกระบวนการ
- ๑๘
- ข้อกำหนดเชิงหน้าที่ อ้างอิงข้อระเบียบ
- ๔๐๑
- ทะเบียนและบัญชีอิเล็กทรอนิกส์
- ๘
- สถานการณ์ทดสอบเพื่อตรวจรับ
- ๓๔๒
หนังสือเดินทางอย่างไรในระบบ
ติดตามหนังสือหนึ่งฉบับตั้งแต่เข้าอีเมลกลาง ลงรับ เสนอ สั่งการ ปฏิบัติ ส่งตอบ จนเก็บรักษาและทำลาย
- รับเข้า — หนังสือเข้าอีเมลกลางหรือมาถึงเป็นกระดาษ ระบบบันทึกเวลาที่เข้าสู่ระบบ ภาคผนวก ๖–๗
- ลงรับ — เจ้าหน้าที่สารบรรณตรวจเอกสาร ลงทะเบียนรับ และได้เลขรับเรียงตลอดปีปฏิทิน ข้อ ๓๖–๓๘
- เสนอ — จัดแยกและเสนอผู้บังคับบัญชาตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด ข้อ ๓๙
- สั่งการ — ผู้มีอำนาจเกษียนสั่งการ ระบบตรวจอำนาจตามตำแหน่งและคำสั่งมอบอำนาจ ภาคผนวก ๓
- ปฏิบัติ — กองลงชื่อรับเรื่อง ดำเนินการ และรายงานผลภายในกำหนด ข้อ ๓๙ ว.๒
- ส่งตอบ — จัดทำหนังสือตอบ ลงนาม ออกเลขทะเบียนส่ง และส่งทางอีเมลกลางหรือระบบ ข้อ ๔๑–๔๙
- เก็บรักษา — ปิดเรื่อง ส่งเก็บพร้อมกำหนดอายุการเก็บ อย่างน้อย ๑๐ ปี ข้อ ๕๒–๕๗
- ทำลาย — สำรวจหนังสือครบอายุ คณะกรรมการพิจารณา และเสนอหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ข้อ ๖๖–๗๐
กระบวนการ
วงจรชีวิตหนังสือราชการ ครบทั้ง ๖ ขั้น
ทุกขั้นตอนผูกกับข้อระเบียบ จึงตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าระบบทำงานตามที่ระเบียบกำหนด
-
๑
จัดทำ
ร่าง ตรวจทาน เสนอลงนามหนังสือ ๖ ชนิดตามแบบที่ระเบียบกำหนด
หมวด ๑ ข้อ ๙–๓๔ -
๒
รับ
ตรวจ จัดลำดับความเร่งด่วน ประทับตรารับ ลงทะเบียนรับ และส่งต่อผู้รับผิดชอบ
หมวด ๒ ข้อ ๓๕–๔๐ -
๓
ส่ง
ออกเลขที่หนังสือ ลงทะเบียนส่ง ส่งทางระบบ อีเมลกลาง หรือไปรษณีย์
หมวด ๒ ข้อ ๔๑–๔๙ -
๔
เก็บรักษา
เก็บระหว่างปฏิบัติ เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จ เก็บเพื่อใช้ตรวจสอบ พร้อมอายุการเก็บ
หมวด ๓ ข้อ ๕๒–๖๑ -
๕
ยืม
ขอยืมโดยระบุเหตุผล ผู้มีอำนาจอนุมัติ ติดตามกำหนดส่งคืน
หมวด ๓ ข้อ ๖๒–๖๕ -
๖
ทำลาย
สำรวจหนังสือครบอายุ คณะกรรมการพิจารณา เสนอหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
หมวด ๓ ข้อ ๖๖–๗๐
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (หมวด ๕ ข้อ ๘๙/๑–๘๙/๕) รับส่งผ่านระบบหรืออีเมลกลางตามภาคผนวก ๖ และ ๗ สำรองข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งแห่ง และกำหนดอายุการเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
ข้อ ๒๙/๑
ทะเบียนและบัญชีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ระบบจัดทำให้ครบทั้ง ๘ ชนิด กรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับแบบเอกสาร และพิมพ์ตามแบบท้ายระเบียบได้ทันที จึงไม่ต้องทำทะเบียนกระดาษซ้ำ
- ๑ ทะเบียนหนังสือรับ การรับ
- ๒ ทะเบียนหนังสือส่ง การส่ง
- ๓ บัญชีหนังสือส่งเก็บ การเก็บรักษา
- ๔ ทะเบียนหนังสือเก็บ การเก็บรักษา
- ๕ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
- ๖ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบหอจดหมายเหตุ
- ๗ บัญชีฝากหนังสือ การเก็บรักษา
- ๘ บัญชีหนังสือขอทำลาย การทำลาย
ภาพหน้าจอจริง
หน้าจอที่เจ้าหน้าที่ใช้ทุกวัน
ภาพจากหน่วยงานสาธิตของระบบ ข้อมูลในภาพเป็นข้อมูลสมมุติ
-
ลงรับหนังสือ กรอกรายละเอียดตามทะเบียนหนังสือรับ ระบบออกเลขรับเรียงต่อเนื่องตลอดปีให้เอง -
ลากวางตรารับบนหนังสือ เลือกตำแหน่งสำเร็จรูปหรือลากกรอบไปวางบนที่ว่างของหน้า ไฟล์ต้นฉบับยังอยู่ครบ -
เสนอ เกษียน และมอบหมายงาน เสนอผู้บังคับบัญชาพร้อมบันทึกเสนอ แล้วมอบหมายผู้รับผิดชอบหลักและผู้ร่วมดำเนินการพร้อมกำหนดเสร็จ -
ทะเบียนหนังสือลับ ทะเบียนลับแยกชุดเลขจากทะเบียนปกติ เข้าถึงได้เฉพาะผู้ได้รับความไว้วางใจ -
งานสภาท้องถิ่น สมัยประชุม การนัดประชุม ทะเบียนสมาชิกสภา และรายงานการประชุม ตามระเบียบกระทรวงมหาดไทย -
หนังสือส่งและการลงนาม ผู้ลงนามอ่านหนังสือฉบับจริง ยืนยันตัวตนซ้ำ แล้วลงนามอิเล็กทรอนิกส์ หรือส่งคืนแก้ไขพร้อมเหตุผล
ระเบียบและกฎหมายที่ระบบยึดถือ
ทุกขั้นตอนอ้างอิงตัวบทได้
ทุกหน้าจอและทุกแบบพิมพ์ในระบบผูกกับข้อของระเบียบหรือมาตราของกฎหมาย ตรวจสอบย้อนกลับได้ทั้งหมด
-
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
ตัวบทหลักของระบบ ครบทั้งการจัดทำ รับ ส่ง เก็บรักษา ยืม และทำลาย พร้อมแบบพิมพ์ท้ายระเบียบ
-
ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ · ฉบับที่ ๓ พ.ศ. ๒๕๖๐ · ฉบับที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔)
หมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ อีเมลกลางตามข้อ ๘๙/๑ และการเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
-
ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔
ชั้นความลับ นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ทะเบียน ทขล.๑–๓ และความไว้วางใจรายบุคคล
-
พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐
การเปิดเผยและการกำหนดชั้นความลับตามมาตรา ๑๔–๑๕ และการเผยแพร่ตามมาตรา ๗ และ ๙
-
พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ๒๕๖๒
ข้อมูลของประชาชนในทะเบียนถูกเก็บเท่าที่จำเป็น และการเข้าถึงทุกครั้งมีร่องรอย
-
พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และ มสพร. ๗-๒๕๖๕
ผลทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และแนวทางลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
-
พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ๒๕๖๕
ประชาชนยื่นเรื่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ และหน่วยงานต้องตอบกลับทางเดียวกัน
ความปลอดภัยและข้อมูล
ข้อมูลของหน่วยงานอยู่ในความดูแลที่ตรวจสอบได้
หนังสือราชการคือหลักฐานของทางราชการ ระบบจึงออกแบบให้ทุกการกระทำมีเจ้าของ มีร่องรอย และย้อนดูได้เสมอ
-
ข้อมูลแยกขาดรายหน่วยงาน
แต่ละหน่วยงานเห็นเฉพาะหนังสือของตนเอง ผู้ใช้ของหน่วยงานอื่นเข้าถึงไม่ได้
-
เข้าสู่ระบบสองขั้นตอน
นอกจากรหัสผ่าน ผู้ลงนาม ผู้ดูแลระบบ และผู้ดูแลหนังสือลับ ต้องยืนยันด้วยรหัสจากแอปบนมือถือ
-
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
การลงนามยืนยันตัวผู้ลงนามทุกครั้ง และตรวจได้ว่าเอกสารไม่ถูกแก้ไขหลังลงนาม ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
-
ประวัติการทำงานที่แก้ไขไม่ได้
ทุกการลงรับ ส่ง เปิดอ่าน มอบหมาย และลงนาม ถูกบันทึกต่อท้ายไว้ ไม่มีผู้ใดแก้ไขหรือลบย้อนหลังได้
-
เก็บข้อมูลในประเทศไทย
ข้อมูลและไฟล์หนังสือของหน่วยงานจัดเก็บบนเครื่องให้บริการที่ตั้งอยู่ในประเทศไทย
-
สอดคล้องกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
เก็บข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นต่องานสารบรรณ และบันทึกการเข้าถึงไว้ตรวจสอบได้
ขั้นตอนเริ่มใช้งาน
จากตกลงใช้บริการถึงใช้งานจริง
ระยะเวลาเป็นค่าโดยประมาณ ขึ้นกับขนาดหน่วยงานและความพร้อมของข้อมูลบุคลากร
-
๑
เปิดหน่วยงาน
ผู้ให้บริการเปิดพื้นที่ของหน่วยงาน กำหนดรหัสหน่วยงาน และบัญชีผู้ดูแลระบบของหน่วยงาน
ประมาณ ๑ วันทำการ -
๒
นำเข้าผังส่วนราชการและบุคลากร
นำเข้าสำนัก กอง ตำแหน่ง และรายชื่อเจ้าหน้าที่ พร้อมกำหนดผู้มีอำนาจลงนาม
ประมาณ ๓–๕ วันทำการ -
๓
อบรมผู้ใช้งาน
อบรมตามบทบาท: สารบรรณกลาง ผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ประจำกอง และผู้ดูแลระบบ
ประมาณ ๑–๒ วัน -
๔
ใช้งานจริง
เริ่มลงรับและส่งหนังสือบนระบบ โดยมีทีมงานช่วยตอบคำถามในช่วงแรก
ภายในประมาณ ๒–๓ สัปดาห์
คำถามที่พบบ่อย
สิ่งที่ผู้บริหาร
มักถามก่อนตัดสินใจ
ระบบถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ ฉบับที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ หรือไม่
ระบบออกแบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ รวมถึงหมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และอีเมลกลาง ทุกหน้าจอและแบบพิมพ์อ้างอิงข้อระเบียบที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้
หนังสือที่ส่งด้วยระบบมีผลทางกฎหมายหรือไม่
ระเบียบงานสารบรรณที่แก้ไขเพิ่มเติมรับรองการรับส่งหนังสือราชการทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รับรองผลของเอกสารและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุตัวผู้ลงนามได้และตรวจได้ว่าเอกสารไม่ถูกแก้ไข ซึ่งระบบบันทึกหลักฐานการลงนามไว้ทุกครั้ง
รับหนังสือจากหน่วยงานที่ใช้ระบบอื่นหรือส่งมาทางอีเมลได้หรือไม่
ได้ หนังสือที่ส่งมาทางอีเมลกลางของหน่วยงานจะเข้ากล่องรอลงรับให้ตรวจและลงรับ ส่วนหนังสือกระดาษสแกนหรืออัปโหลดเป็นไฟล์แล้วลงรับได้ตามปกติ การส่งออกทำได้ทั้งทางอีเมลกลางและทางไปรษณีย์
ข้อมูลเก็บไว้ที่ใด และถ้าเลิกใช้บริการจะได้ข้อมูลคืนหรือไม่
ข้อมูลจัดเก็บบนเครื่องให้บริการในประเทศไทย ระหว่างใช้งานหน่วยงานพิมพ์ทะเบียนตามแบบท้ายระเบียบและดาวน์โหลดไฟล์หนังสือได้ตลอดเวลา เมื่อเลิกใช้บริการ ผู้ให้บริการมีนโยบายส่งมอบข้อมูลทะเบียนและไฟล์หนังสือของหน่วยงานให้ ตามรายละเอียดและระยะเวลาที่ตกลงในสัญญาใช้บริการ
ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง
ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม ผู้ที่มีบทบาทลงนาม ผู้ดูแลระบบ และผู้ดูแลหนังสือลับ ใช้แอปยืนยันตัวตนบนโทรศัพท์มือถือสำหรับเข้าสู่ระบบสองขั้นตอน
คู่มือการใช้งาน
คู่มือฉบับเต็มแยกตามบทบาท (สารบรรณกลาง ผู้บริหาร เจ้าหน้าที่ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลหนังสือลับ และเลขานุการสภา) ดาวน์โหลดได้หลังเข้าสู่ระบบ
พร้อมให้งานสารบรรณของหน่วยงาน
เดินหน้าบนระบบเดียว
ถูกต้องตามระเบียบ ตรวจสอบได้ และข้อมูลอยู่ในประเทศไทย
สนใจใช้บริการหรือขอข้อมูลเพิ่มเติม ติดต่อ บริษัท หนุมานไอที จำกัด อีเมล contact@hanumanit.co.th